#WeeklyUpdates| Asseverazione di conformità: come, quando e perché?
Il funzionamento del processo telematico non ha potuto prescindere dalla dematerializzazione degli atti, che, oltre a comportare una rilevante diminuzione dei costi dell’amministrazione pubblica, ha prodotto in tempi modesti un incremento di efficienza nella gestione del fascicolo informatico per avvocati, magistrati e personale di cancelleria.
Il documento informatico è disciplinato dall’art. 1, lett. p) del Codice dell’Amministrazione Digitale, il quale lo definisce come “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.
Si intende che tali atti, fatti o dati possono essere rappresentati e memorizzati e allo stesso tempo possono essere visionati dall’utente mediante sistemi informatici.
La normativa di riferimento per la validità, l’efficacia, la sottoscrizione e la validazione temporale di atti e documenti informatici è contenuta nel CAD agli artt. 20 ss., nonché all’art. 71, il quale rinvia alle regole tecniche ministeriali per la formazione, trasmissione, conservazione, copia, duplicazione, riproduzione, validazione temporale dei documenti informatici e per quelle in materia di generazione, apposizione e verifica di qualsiasi tipo di firma elettronica avanzata.
Nel dettaglio, l’art. 20, comma 1 del CAD prevede che il “documento informatico da chiunque formato, la memorizzazione su supporto e la trasmissione con strumenti telematici conformi alle regole tecniche di cui all’art. 71 sono validi e rilevanti agli effetti di legge, ai sensi delle disposizioni del presente codice”.
Ma cosa accade quando occorre produrre in giudizio la copia di un documento nativo analogico piuttosto che di un altro nativo digitale?
Per quanto concerne la trasmissione dei documenti informatici è intervenuto il Decreto della Presidenza del Consiglio dei Ministri del 13 novembre 2014 dettando le regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi del Codice dell’Amministrazione Digitale.
L’art. 4 del decreto succitato prevede che la copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico deve essere comunque prodotta mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto.
La copia de qua, poi, può anche essere sottoscritta con firma digitale o firma elettronica qualificata da chi effettua la copia.
All’art. 6, al contrario, viene riconosciuto pieno valore legale alle copie e agli estratti informatici di documenti informaticisottoscritti con firma digitale o con firma elettronica qualificata, prevedendo che essi siano prodotti mediante conversione dei formati riconosciuti ex lege mediante processi e strumenti che assicurino la corrispondenza del contenuto della copia o dell’estratto informatico alle informazioni del documento informatico originale.
Che cosa è l’asseverazione di conformità?
Esplicativi della cosiddetta Asseverazione di conformità dei documenti sono gli artt. 16-decies e 16-undecies introdotti con dall’articolo 19, comma 1, lettera b), del D.L. 27 giugno 2015 n. 83, convertito, con modificazioni, dalla Legge 6 agosto 2015, n. 132 .
In prima battuta, ad introdurre il potere di autentica di difensori e ausiliari del giudice nell’ambito del processo telematico è stato il comma 9-bis dell’articolo 16-bis del D.L. n. 179/2012.
Tale disposizione ha riconosciuto a determinati soggetti del processo – difensore, al consulente tecnico, al professionista delegato, al curatore e al commissario giudiziale– la possibilità di estrarre con modalità telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche di atti e provvedimenti e di attestarne in maniera autonoma la conformità agli atti contenuti nel fascicolo informatico.
Con l’avvento dell’art.16-decies, che dispone il potere di certificazione di conformità delle copie degli atti e dei provvedimenti, viene ufficialmente riconosciuto agli stessi soggetti di cui sopra il potere di attestare anche la conformità di un atto processuale di parte o di un provvedimento del giudice notificati con modalità non telematiche e da depositare in copia informatica, anche per immagine (c.d. scansione di un file nativo cartaceo).
Infatti, nello specifico, l’art. 16-decies consente al difensore di attestare autonomamente la conformità della copia informatica di un atto formato su un supporto analogico e notificato con modalità non telematiche dall’ufficiale giudiziario cosicchè la stessa sarà appunto copia conforme all’originale dell’atto notificato; di contra l’art. 16-undecies che determina le modalità dell’attestazione di conformità, prevede, per le copie informatiche, l’apposizione dell’attestazione di conformità da apporsi su un documento informatico separato (“…e’ apposta in calce o a margine della copia o su foglio separato, che sia però congiunto materialmente alla medesima”).
Nello specifico, l’attestazione deve essere inserita in un documento informatico in formato .pdf mediante una sintetica descrizione del documento di cui si sta attestando la conformità.
Quando è necessario attestare la conformità di una copia analogica?
In caso di:
a) notifica tramite UNEP o a mezzo del servizio postale;
b) deposito cartaceo di un atto o una sentenza;
c) deposito cartaceo della prova dell’avvenuta notifica tramite posta elettronica certificata nei casi in cui quello telematico non sia possibile.
Quando è necessario attestare la conformità di una copia informatica?
Preventivamente, occorre distinguere tra copia informatica di documento analogico (ovvero quel documento informatico che generiamo e otteniamo in formato PDF dopo aver effettuato la scansione di un documento cartaceo), copia per immagine su supporto informatico di documento analogico e copia informatica di documento informatico (ovvero copie documenti estratte dal fascicolo telematico).
In secondo luogo, l’asseverazione deve essere apposta nello stesso documento informatico o in un documento informatico separato.
Di base, l’attestazione della copia informatica è utilizzata per:
a) depositi telematici;
b) notifiche a mezzo PEC (in questo caso l’attestazione va inserita nella relata);
c) invio della copia informatica e dell’attestazione a mezzo PEC.
In conclusione, di cosa attestiamo la conformità?
- delle COPIE INFORMATICHE di ATTI E PROVVEDIMENTI estratte dal fascicolo telematico;
- degli originali o delle copie conformi in formato ANALOGICO (native cartacee).
NON OCCORRE ATTESTARE, invece, la conformità:
a) dei DUPLICATI INFORMATICI;
b) dei documenti, benchè allegati al fascicolo informatico.
Dott.ssa Martina Vetere
